Hvis du jævnligt føler, at du har svært med at prioritere indholdet i din Outlook indbakke og sandsynligvis også kæmper med at holde antallet af mails nede, kan jeg stærkt anbefale at du læser videre på om min personlige “Getting Things Done” metodik.

Start med at oprette følgende undermapper i indbakken i din Outlook:

1. “@IDAG”
2. “@Telefonbeskeder”
3. “@5 minutters opgaver”
4. “Planlægges”
5. “Afventer svar”
6. “Engang/måske”
7. “Projekter”
8. “Arkiv”
9. “1:1 udeståender”

Sørg for at højreklikke på alle nye mapper og klik på “Settings/Egenskaber” og klik på “Vis det samlede antal emner”. Dermed sikrer du, at der altid bliver vist det samlede antal mails/posts som du har i undermapperne.

Idéen er nu, at du – når du jævnligt kigger i selv indbakken – altid tager stilling med det samme til, hvad der skal ske med dine mails ud fra følgende prioritering:

1. Kan mailen besvares/læses i løbet af maksimalt 2 minutter, så gør det.
2. Hvis mailen skal besvares/bearbejdes i dag, så flyt mailen ned i mappen “@IDAG”.
3. Hvis mailen ikke som sådan har konkret deadline og tager maksimalt 5 minutter, så flyt mailen i mappen “@5 minutters opgaver”.
4. Hvis mailen tager mere end 5 minutter at bearbejde (større opgaver, projekter etc.), planlæg enten med det samme opgaven i kalenderfunktion således, at der bliver sat tid af til opgaven. Hvis du er på farten og bruger din Smartphone, så brug flytfunktionen til at flytte den pågældende mail ned i mappen “Planlægges”.
5. Hvis det er en telefonbesked som du har modtaget, så flyt mailen i mappen “@Telefonbeskeder”
6. Hvis du får mails som du ikke skal gøre noget ved men har brug for at gemme til referece, så flyt mailen til mappen “Arkiv”.

Ideen er så generelt set, at du med det samme har taget stilling til alle indkomne mails i din indbakke og at du nu fremover kan vælge at bruge tiden efter at besvare mails efter følgende prioritering:

1. I DAG (disse mails skal besvares/bearbejdes inden dagen er omme)
2. Telefonbeskeder: Husk altid at få ringet tilbage samme dage
3. 5 minutters opgaver kan du tage mellem møder eller når du føler du har brug for at løse lidt lette og hurtige opgaver

Resten af mapperne er forhåbentlig selvforklarende. Ellers er du selvfølgelig velkommen til at spørge

PS: Du kan også “Post it” funktionen i Outlook til at oprette opgaver/tasks således, at du bruger mapperne til andet end bare mails. Det har så den fordel, at du kun skal kigge i de nævnte mapper og ikke andre steder i Outlook.