Hvem kender ikke mængden af fakturaer, aftaler og andre dokumenter som skrives ud og roterer rundt i organistationen til div. godkendelser, inden de endelig lander på endestationen.
Hos os er der adskillige af disse gammeldags procedurer. F.eks. roterer en leverandørfaktura mellem ikke mindre end 4-5 stationer inden de endelig bogføres og arkiveres. Men er det virkelig nødvendigt at have alting arkiveret i papirformat? Hvad siger revisoren? Og er der penge at spare på tid og papir?
Og ovennævnte er jo kun én arbejdsprocess, der må være mange flere. Det har jeg sat mig for at undersøge, og samtidig finde ud af hvordan vi kan bruge Adobes Acrobat til at gøre det mere enkelt, sikkert og overskueligt. Derudover skal der naturligvis regnes på hvor meget vi sparer i kr/øre og tid.
Følg med her på bloggen og se det endelig resultat. Det kunne jo være at det også var en interessant øvelse for din virksomhed.
2 Comments
Der er jo helt sikkert penge at spare på at gøre det interne dokumentflow så simpelt som muligt, og så mindsker man også fejlmuligheder og gør det samtidigt nemmere at finde frem til dokumenterne igen, hvis det skulle være nødvendigt.
Jeg er rigtig spændt på at se, hvordan det endelige resultat bliver, Lisbeth
Hermed lidt input til din interessante “undersøgelse”.
Der er nogle virksomheder i denne branche som bestemt vil kunne optimere med elektronisk dokumenthåndtering af f.eks. faktura’er, og jeg er ret sikker på at PC-Ware er en af dem som har professionalisme nok til at kunne håndtere det.
Vi skiftede for ca. 1 år siden til at sende faktura’er elektronisk til vores forhandlere, og erfarringen indtil nu viser at der er ca 10% af virksomhederne hvor det bare ikke kan lade sig gøre – af den simple grund at en e-mail med en faktura ikke bliver betragtet som et vigtigt dokument, og ofte bliver overset – og så opstår pinlige situationer hvor kundens bogholderi undrer sig over at man rykker for en betaling af en faktura de aldrig har fået.
Så i processen er det særdeles vigtigt at man er enige med sine leverandører og kunder om hvordan processen for faktura’er fungerer hvis det skal foregå elektronisk.
Om en elektronisk faktura er juridisk ligeså god som en trykt skal jeg ikke gør emig klog på
Mvh
Leif