Deadlines er en af de mest produktivitetsfremmende tiltag jeg kender til. I salgsafdelinger kører man typisk med ret klare deadlines hver måned, og det virker simpelthen. Mange mennesker har det med at foretage overspringshandlinger indtil sidste øjeblik, men når endelig en deadline er på radaren, så sker der normalt også rigtig meget.

Randy Pausch, som jeg tidligere har nævnt på bloggen, foreslår i sit foredrag om time management direkte at man lægger virtuelle deadlines ind for at sikre at man får taget hånd om opgaverne. Randy Pausch var godt nok under den ultimative deadline, som ikke skal misundes, men når man ser hvad han faktisk nåede de sidste ni måneder han levede kan man kun bliver imponeret. Jeg kunne godt finde på at lægge virtuelle deadlines for mig selv fremover, efter at jeg lige været igennem øvelsen: Skift job virtuelt

Prøv som en virtuel deadline at forestille dig at du skal skifte job næste måned. Planlæg det lidt: hen til den første begynder du at klarlægge hvilke arbejdsopgaver du har, hvem de i givet fald skal afleveres til, samt hvilke projekter du gerne så sat i søen inden din afsked. Tag en snak med chefen om hvilke opgaver du gerne vil aflevere og hvortil, og brug så en måned til at aflevere, samt til at få de rigtig interessante projekter startet ordentligt op. Dertil var det måske på tide at få formaliseret din viden, så andre kan få adgang til den uden at forstyrre dig.

Overspringshandlinger
Hvis du ligner de fleste kender du til overspringshandlinger. Jeg har en mistanke om at overspringshandlinger er hjernens måde at få allokeret ubevidsthed. Det lyder mærkeligt, men bevidstheden er ikke i stand til at håndtere ret mange ting samtidigt, og præsterer ynkeligt til de fleste opgaver. Når man kaster sig ud i en bevidst overspringshandling, så er det for at beskæftige den begrænsede bevidsthed imens den noget smartere underbevidsthed beskæftiger sig med de rigtige problemer.

Det er samtidig en rigtig god undskyldning for at foretage sig noget sjovt. Dertil kommer, at hvis man tager udgangspunkt i ovenstående, så kunne man jo lægge overspringshandlinger ind, som faktisk er produktive og flytter grænser. I den forløbne måned har jeg brugt bloggen som overspringshandling, og det har været en rigtig god oplevelse.

Resultatet
Som beskrevet ovenfor, så har jeg denne måned forsøgt at overbringe projekter, og få lukket ordentligt af inden den 1. Resultatet har været en måned der har været overraskende produktiv. Ud over en del blogindlæg, har jeg fået overdraget en masse projekter til kolleger, samt startet mindst fire nye projekter og en ny salgsmetode op.

Jeg håber det har været sjovt at følge mig her på bloggen. Hvis der er indlæg du gerne vil høre mere om, er du velkommen til at kommentere nedenfor.

Jeg hørte et rygte om en storkunde den anden dag. Kunden havde for år siden forhandlet en IT service-leverance kontrakt på plads. For at få den bedst mulige pris, havde storkunden sat indkøbsdirektør med portefølje ind, og bevidst udelukket medarbejdere med teknisk indsigt…….

Teknikere i forhandlinger
Jeg har stor respekt for gode forhandlere. Jeg kan min ”Fisher & Ury” stort set på fingerspidserne, men der er folk, der simpelthen er fødte forhandlere. Desværre er det sådan, at mange teknikere ikke har de store forhandlingsevner. Det bør man som kunde og indkøber udnytte. Når man forhandler en løsning på plads, bør man som minimum møde de teknikere der skal implementere systemet, og få lov til at tale direkte med dem.

Langt hovedparten af de kuldsejlede projekter jeg har kendt til, er solgt af en sikkert meget dygtig sælger, der har været i stand til at tale sig udenom både referencekunder og testinstallation (Proof of concept). I sidste ende er det teknikerne man skal tale med når serveren er brudt ned og løsningen står stille. Er teknikerne ikke tilgængelige under salgsprocessen, er de stensikkert heller ikke til at få i tale når der er problemer. Ligeledes bør man i større projekter have set projektlederen. Bare en kort samtale til at afdække om kemien passer er guld værd.

En anden rigtig god ting ved at møde teknikerne er, at man kan få kvalificerede svar. De færreste sælgere er klædt på til at forstå hvad der foregår, eller måske endda demonstrere løsningerne live. En god tekniker vil kunne svare specifikt, og i mange situationer kunne informere på forhånd om eventuelle mangler ved løsningen. Det er med indkøb af IT systemer som med journalistik: God research ødelægger de fleste historier, så hvorfor ikke researche lidt på de historier sælgeren fortæller? Når en sælger siger, at ‘det kan vi sagtens’ så spørg om der er referencekunder hvor de har demonstreret netop det diskuterede emne.

Et eksempel fra min egen verden, licensstyring er outsourcing. Jeg har hørt kunder sige de mest utrolige ting: “Vi har ikke behov for licensstyring, vi betaler en fast takst per PC uanset konfiguration, og det er vores sourcingpartners ansvar”. “SAM er i vores licensstyringskontrakt, men de rapporter vi får er ubrugelige. Leverandøren arbejder på andet år på at skaffe noget brugbart”. “Der står SAM i vores outsourcingkontrakt, men alt vi får er inventory, der er ingen mulighed for at registrere licensbeviser”.  Vi har faktisk mødt kunder der baseret på den indgåede kontrakt har været professionelle nok til at gå tilbage til leverandøren og kræve nedslag i prisen pga den ufuldstændige leverance. Det utrolige er, at det kun er muligt der hvor kontrakten er meget detaljeret, og det er der hvor sourcingpartneren synes mest professionel. I de mindst detaljerede udførte kontrakter har det været for svært for kunden at bevise den mangelfulde leverance! Havde man mødt dem der skal styre sourcingkontrakten og spurgt ind til deres erfaringer med licensstyring, så havde man nok meget hurtigt kunne se hvor meget erfaring der er indenfor området.

Hos os i PC-WARE har vi løst denne udfordring ved at have presales-konsulenter. Det er folk der er i stand til at afdække kundens behov, forstå situationen, og give kvalificeret sparring på valg af løsning.

Det her er både grundlæggende, for begyndere, og absolut også for viderekomne.

Når man skal afgøre hvordan softwareprodukter er licenserede, skulle man tro, at det var en enkel sag. Jeg plejer at arbejde ud fra, at der er tre en halv licensaftale: Device, User, Concurrent, og så den halve: CAL. (CAL er halv fordi den reelt kun kan afklares ved et gammeldags slag på tasken). Jeg ved naturligvis godt, at der findes flere typer, men det ovenstående er rigeligt til at begynde med.

Problemet vi kommer til at løbe ind i ret hurtigt er, at begrebet ’device’ bliver noget uldent. Normalt omtaler man ’device’ som: Én installation på én computer koster én licens.  Mange licensaftaler tillader, at man installerer forskellige versioner af samme software på samme computer, så allerede der er begrebet uldent. Det spændende nye er, at vi så småt bevæger os ind i nogle verdener som de fleste licensaftaler overhovedet ikke tager hånd om. Hvis det er tilladt at installere en gang på en licens, skal man så kun have en licens når man installerer et produkt på sin citrix- server, eller under anden virtualisering? Selvfølgelig ikke. Skal man have en licens per medarbejder der kan tilgå softwaren i dette miljø? Ja, mindst, for reelt skal man, hvis man nærlæser de fleste licensaftaler, have en licens til alle de enheder hvorfra man tilgår en applikation.  Det kan i mange tilfælde betyde en licens til samtlige computere i virksomheden, idet en medarbejder med adgang jo kan tænkes at logge på overalt.

Hvordan man tolker licensaftalen er altså meget afgørende for licensbehovet. Det minder mig om de gange jeg har været i kontakt med humaniora mens jeg læste. Man kunne sådan set bevise at sort var hvid, så længe man argumenterede godt for sin sag. (og ikke blev slået ihjel i den næste fodgængerovergang). Min pointe er, at vi er i en uholdbar situation, og at jeg ikke kan se anden udvej end at opføre sig som bonus pater familias, altså den gode ansvarsbevidste familiefar, og så vidt muligt styre sine licenser med de tilgængelige ressourcer og teknologier.

Hvis du har et bedre forslag, så blog endelig med, uanset om det er spørgsmål for begyndere, eller råd for viderekomne.

Der er mange virksomheder der giver medarbejderne en PC med hjem. Virksomhederne omtaler ofte disse computere som hjemmearbejdspladser. Medarbejderne omtaler konsekvent computerne som hjemmePC’ere. Det kan måske lyde som ordkløveri, men der er enorm forskel. HjemmePC’en er ejet af brugeren, og det er derfor brugerens ansvar, at den er lovligt licenseret, har antivirus og ellers benyttes forsvarligt på nettet. En hjemmearbejdsplads er stadig ejet af virksomheden. Det er således virksomhedens ansvar, at hjemmearbejdspladsen er sikker, opdateret, og ikke mindst lovligt licenseret.

Som holdningen er i dag, kan jeg godt se udfordringen med at tilsikre at virksomhedens hjemmearbejdspladser er lovligt licenserede. Jeg forstår godt de fædre der giver deres børn lov til at spille spil på PC’en i hjemmekontoret. Hvad de ikke er klar over er, at de giver (eller bør give) deres IT ansvarlige søvnløse nætter, for det er meget svært at definere en grænse for hvad man vil tillade, og endnu sværere at håndhæve det, medmindre grænsen sættes som ‘intet andet software end det it-afdelingen stiller til rådighed’.
�
Der skal ikke meget til
De fleste virksomheder har allerede en IT politik der omtaler piratkopiering. Hvis du ikke kender din virksomheds politikker var det måske på tide at sætte sig ind i dem. F.eks. har jeg ved nærlæsning af min personalehåndbog konstateret, at jeg ikke bliver fyret hvis jeg piratkopierer. Jeg bliver bortvist! Det hjælper kun kortvarigt at indskærpe politikken. Det der virker, er at køre en revision af og til. Der findes mange udmærkede værktøjer på markedet der kan fortælle hvor mange installationer af et program man har på virksomhedens netværk. Der findes endda værktøjer der kan fortælle hvor meget programmerne bliver brugt. Der skal altså ikke ret meget til, for at man kan afdække hvor de uønskede programmer ligger. Disse værktøjer vinder i dag udbredelse, f.eks. har de fleste større virksomheder værktøjer som Altiris eller Microsoft SCCM, der anvendes til at distribuere software, og som sideeffekt scanner computerne for installeret software.  Måske skulle du kigge efter hvad du har installeret på din PC, og rydde op før IT chefen kigger efter. Det er jo i virkeligheden virksomhedens PC.
Er det mig der er for sortsynet? Lad mig vide hvis du har et forslag til at holde orden i eget hus og stadigvæk tillade medarbejderne en vis fleksibilitet.

Det sker af og til at man møder helt geniale ideer. En af dem jeg mener vi kommer til at høre fra i fremtiden er Louis von Ahn. Du har stensikkert allerede set hans arbejde, om ikke andet, så som illustration til dette blogindlæg. Louis von Ahn har opfundet CAPTCHA eller “Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart.” Ideen er at forhindre spammere i at oversvømme webservices som Facebook. Det virker, men det alene er ikke nok til betegnelsen “genialt”.

Det geniale kommer ind der hvor Louis von Ahn begynder at give os to ord at genkende i en CAPTCHA. Det ene ord kender han svaret på og er selve kontrollen, det andet stammer fra en kilde, f.eks. en gammel scanning af New York Times, som ikke kan aflæses med en scanner, men når brugerne sidder og skriver ord nr. to bliver ordet digitaliseret. Herved er han ved at få digitaliseret hele New York Times’ bagkatalog tilbage fra det nittende århundrede. Der bliver indtastet 200 millioner CAPTCHAS hver dag! Det er en enorm computerkraft som han har at sælge af, og det er dig og mig der leverer regnekraften.

Ud over kedelige IT problemer beskæftiger Louis von Ahn sig også med at skabe spil som er simple og meget svære at slippe. Som med CAPCHA får han spillerne til at løse problemer for sig, som eksempelvis at kategorisere billeder. Det er da fornuftigt arbejde, når man anslår at der alene i 2003 blev spillet 9 milliarder timer 7-kabale på computere.

Louis von Ahn arbejder på Carnegie Mellon universitet, samme sted som en af mine helte, Randy Pausch arbejdede. Slå Randy Pausch op en dag, du har et par timer til at forbedre din produktivitet, eller du har lyst til at blive virkeligt rørt. For produktiviteten er der en google video, for en fantastisk præsentation, slå ’the last lecture’ op.

Du kan tjekke Louis von Ahn’s hjemmeside her http://www.cs.cmu.edu/~biglou/

Spillene han udvikler kan nås her http://www.gwap.com/gwap/ men pas på tiden!

VM-Ware og andre virtualiseringsteknologier går sejrsgang i Danmark for tiden. Det er blevet undtagelsen mere en reglen for vores konsulenter at installere på en fysisk server. Der må blive sparet enorme mængder energi ved dette, hvilket naturligvis er godt for CO2 regnskaberne. Men medaljen har meget ofte en rigtig grum bagside, og det er, at der ikke bliver ryddet op og konsolideret i softwaren.  De fleste af vores kunder konsoliderer flittigt hardware, men med undtagelser af databaseservere, så sker der det, at det bliver alt for nemt at oprette en ny server.

Førhen var der visse barrierer der skulle overvindes for at få en ny server i drift. Denne barriere er nu væk, og resultatet er, at man i ren dovenskab pludselig sidder med mindst en server per applikation, man har med andre ord de-konsolideret softwaren.

Ydermere er serverrummet et lukket miljø, hvor licensstyringen ikke altid har adgang. Den vildtvoksende virtualisering får sit eget liv, og få tænker på, at med mindre man har investeret i en datacenter licens, så overstiger alene omkostningen til nye server 2003 licenser langt hvad man tidligere brugte på hardware. Dertil kommer, at man skal have blik for licensbetingelserne for den software man anvender i et virtualiseret miljø. Vi har allerede haft én kunde, der slap en processor-licenseret applikation løs på deres konsoliderede server, og det kostede et ret stort millionbeløb ved en revision.

Så tænk dig om når du konsoliderer, og tag dine leverandører i ed, så du holder softwareomkostningerne hvor de bør være.

To gange indenfor ganske kort tid fik jeg meldingen, at det er pinligt, at en person som mig ikke lige kendte til den ene og hhv. den anden teknologi. Det er selvfølgelig en del af at være ingeniør, at man regnes som teknisk kompetent, men det betyder altså ikke, at man ved alting om alting. Dertil kommer, at der i en sådan udmelding er en god portion mangel på selvtillid overfor ny teknologi. Rigtig mange mennesker sidder foran computeren med et mindreværdskompleks, som ret beset er uden grund.

Historisk set har man skulle bevæbne sig med en videregående uddannelse, og helst også nogle tykke manualer, og næsten lige så tykke brilleglas for at kunne begå sig i computerverdenen. Men de dage er forbi, og det betyder, at der bliver stillet enorme mængder teknologi til rådighed, som får enorm udbredelse af to simple grunde:

1. Man får noget ud af det.
2. Det er let at anvende, også uden at være civilingeniør.

Eksempelvis vil min gode kollega Anne Bagge skrive om RSS her på bloggen. Egentlig var jeg i gang med at blogge om RSS, men så viste det sig, at Anne ved mere end mig om RSS, så nu venter jeg utålmodigt på hendes indlæg )

Derfor: prøv en gang imellem at sætte dig ned og lege med noget ny teknologi. Vi lever i en verden der er totalt domineret af teknologi, og det har aldrig været lettere end nu at melde sig ind i klubben af mennesker der får udbytte af det.

Jeg har tidligere nævnt en af Grundfos’ 3 værdier: Think Ahead. Jeg synes det er ret flot ramt, og det er egentlig noget alle softwareproducenter burde tage til sig. Det er selvfølgelig svært at teste sine applikationer på 128 bit Windows Server 2014, men det er altså ikke så svært at tænke lidt over, at ens applikation nok kan risikere at være i drift i ret mange år.

Hvor mange renser systematisk op i loggen på deres webserver? Hvorfor kommer introduktionen til Windows XP stadig på en nyinstalleret maskine så mange år efter produktet blev frigivet? Kunne man ikke have erstattet XP introduktionen med en låst tilstand af XP hvor den i stedet for at gøre reklame for de ‘nye’ funktioner låste sig selv ned indtil den var ordentligt opdateret? 

Det samme ses på hjemmesider, hvor der står “Vi har arbejdet med Software Asset Management (SAM) i 8 år”… og man godt kan se at hjemmesiden ikke har været opdateret i flere år.

Du behøver i øvrigt ikke kigge efter, vi skriver konsekvent “Vi har arbejdet med SAM siden år 2000″ overalt, så slipper vi for unødvendige opdateringer )

Det har i lang tid været kendt, at man kun ved hvor god en programmør er, den dag han forlader firmaet. Har han skrevet struktureret og veldokumenteret kode, så er han let at erstatte. Den dårlige programmør der har skrevet en udokumenteret fuglerede, er uvurderlig for firmaet. Det er også ved at være kendt, at det forholder sig ligeledes med konsulenter. Den gode konsulent leverer en gennemskuelig vare, der er dokumenteret, så kunden stort set til en hver tid kan videreføre projektet uden konsulenthjælp.

Sælgere er en anden historie. Gang på gang hører man i IT-branchen om en sælger der skifter arbejdsplads og tager kunderne med sig. Det er et tegn på en umoden branche, men der er faktisk ganske gode muligheder for at undgå den slags ændringer, der er trælse både for den tabende arbejdsplads, og for kunden der skal skifte leverandør.

Rigtig Key Account Management betyder, at nøglekunder er så interessante, at mere end bare en enkelt sælger har et forhold til kunden. Dertil kommer moderne CRM systemer, som gør det de skal: Customer Relationship Management. Syretesten for sådan et system er lige netop, at en sælger kan overtage fra en anden uden, at man skal starte helt forfra. Med andre ord bør sådant et system indeholde en forhistorie, der sætter den nye sælger i stand til at betjene kunden stort set fra dag 1.

Udfordringen her er, at det kræver dygtige sælgere, der ligesom dygtige programmører dokumenterer og informerer sine omgivelser om hvad de foretager sig. Det er ikke nok at være god til at drikke kaffe med kunderne længere, man skal også dokumentere hvorfor man drikker kaffen.

Det kan være ubehageligt at vove sig en tur i skoven.  Både brombær og brændenælder kan sætte sine spor, så nogen vælger at blive hjemme.

Ligeleså er det med Licensstyring. Det er ofte en oprydningsopgave, og nogle vælger at holde sig fra den da det jo kan være ubehageligt at få afdækket eventuelt manglende indkøb på licenssiden. Det er selvfølgelig korrekt, at der kan være en økonomisk begmand i at få styr på licenserne, men der er også gode ting: Guldkorn, besparelser, standardisering, kontrol, ro, overblik, brombær.

En del kunder vælger en løsning der kun indeholder inventory, altså en liste over hvilke programmer der er installerede. Det kan hjælpe virksomheden langt imod at have styr på licenserne, men det er en vej der typisk kun indeholder smerten ved licensstyring. For at få positive aspekter med bør man kunne måle om programmerne faktisk anvendes. Ugebladet Ingeniøren beregnede for år tilbage ved undertegnedes hjælp, at der ligger for fem milliarder kroner ubenyttet software på landets computere. Det kan godt være, at der er torne på vejen til at høste frugterne, men man skal sikre sig, at man ikke kun gør i nælderne, når nu der er noget positivt at hente.