Hvem kender ikke mængden af fakturaer, aftaler og andre dokumenter som skrives ud og roterer rundt i organistationen til div. godkendelser, inden de endelig lander på endestationen.

Hos os er der adskillige af disse gammeldags procedurer. F.eks. roterer en leverandørfaktura mellem ikke mindre end 4-5 stationer inden de endelig bogføres og arkiveres. Men er det virkelig nødvendigt at have alting arkiveret i papirformat? Hvad siger revisoren? Og er der penge at spare på tid og papir?

Og ovennævnte er jo kun én arbejdsprocess, der må være mange flere. Det har jeg sat mig for at undersøge, og samtidig finde ud af hvordan vi kan bruge Adobes Acrobat til at gøre det mere enkelt, sikkert og overskueligt. Derudover skal der naturligvis regnes på hvor meget vi sparer i kr/øre og tid.

Følg med her på bloggen og se det endelig resultat. Det kunne jo være at det også var en interessant øvelse for din virksomhed.

Som ny på Adobe fronten, har jeg lige været en tur i Stockholm til Acrobat Certified Partner møde, hvor vi bl.a. fik et indblik i Acrobatens forunderlige verden.

Mange tror ligesom jeg, at Acrobat er et værktøj, som bruges til PDF, og korrektur, hvorfor overskriften på min dag ret hurtigt blev “WAUW – kan den det!”

Acrobat er i forvejen et glimrende værktøj til standardisering af dokumenter, idet du kan lave en PDF fra alle printbare programmer. Smart, når du ikke ønsker at modtageren skal pille i dokumentet. Men hvad nu hvis modtageren skal kunne arbejde med dokumentet på en bestemt måde?

Her kom det første WAUW. Som afsender af en PDF, har du mulighed for at bestemme hvad modtageren skal kunne gøre med dokumentet, også selv om modtágeren kun har en Acrobat Reader. Så jeg kan f.eks. beslutte at modtageren skal kunne kommentere på dokumentet, men han skal kunne gøre det indtil en bestemt dato, hvorefter dokumentet er inaktivt. Samtidig kan jeg have en grund til at dokumentet ikke skal kunne printes, men der skal kunne indsættes en digital signatur, eller formularen skal kunne udfyldes. Det er da genialt! Jeg har altså alle muligheder for at sikre, at mit dokument bliver behandlet efter givne retningslinier.

Da Acrobat er ISO standardiseret, er man garanteret, at det altid vil være muligt at åbne en hvilken som helst PDF i hvilken som helst version. WAUW – det betyder, at man kan bruge Acrobat til dokumenthåndtering. Hvis jeg som virksomhed har brug for at dokumentere processer, opgaver, regnskaber eller lignende, vil jeg vha. Acrobat kunne skabe PDF’er, som med garanti også kan åbnes om 5-10 år, uanset version.

Nogle gange er det rart i en korrekturfase at kunne arbejde hurtigt sammen , hvorfor man nu via Acrobat.com online kan arbejde sammen på samme dokument. Endnu engang WAUW – hurtigt og effektivt.

Adobe Acrobat er naturligvis ikke bare ét program, som kan det hele, da den enkelte bruger har forskellige behov. Der er derfor 3 forskellige udgaver, som kan mere og mere. Du kan se hvilket af programmerne i Acrobat familien der er relevant for dig her. Samtidig kan du se nogle af alle de andre spændende ting, som Acrobat kan.

WAUW – Acrobat er ikke bare en PDF converter, men meget mere, og jeg glæder mig til at komme til at arbejde med den i min hverdag.