Fokuser på det vigtige
Politikker er ikke så svære at lave, for formuleringerne er tit bløde og åbne for fortolkninger. Men det er når vi skal til at definere procedurer for hvordan vi implementerer disse politikker, at det bliver svært. For nu begynder vi jo at forpligte os.

Compliance bliver tit opfattet som en tilstand for eliten, der har næsten ubegrænsede ressourcer og besidder et fantastisk overblik over hele deres organisation – ligesom ledelsen naturligvis bakker hundrede procent op. SÃ¥dan er virkeligheden sjældent, men det er ikke sÃ¥ svært at komme i gang.

Foretag derfor en simpel og pragmatisk risikovurdering. Hvad er vigtigt for vores kerneforretning, og hvad er knap så vigtigt? Hvad kan ramme vores drift (kortsigtet), og hvad kan ramme os på vores image (langsigtet)? I vil sikkert opleve at der allerede følges op på flere vigtige processer: Aflåsning af bygning, tilslutning af alarm, backup og test af retablering. Vurder om der er flere områder der er vigtige og enkle at implementere og følge op på.

1.       I bør have en politik der dækker bredt. Det er fornuftigt at have taget stilling.
2.       Vurder hvad der er vigtigt ud fra sandsynlighed og konsekvens.
3.       Tag udgangspunkt i hvor I er, og hvad der er realistisk at gennemføre.
4.       Prøv at få funktionslederne til at deltage i beslutningerne. Det kommer godt igen.
5.       Sæt ikke noget i gang som I ikke kan gennemføre på kort sigt.
6.       Start altid med en succes. Det motiverer og giver fremdrift.

Lav en plan og vær enige om ambitionsniveauet
Det vil være vigtigt for jer at have en plan for det fremtidige arbejde, der dels sætter de mål som I er blevet enige om, men også synliggør involveringen fra resten af organisationen. Det er næsten umuligt at drive fremad som enkelt mand/kvinde uden bred opbakning – og bestemt ikke opmuntrende.
Sæt nogle milepæle der er opnåelige og dokumenter hver enkelt succes, så compliance får et godt ry i jeres virksomhed som noget der understøtter og måske endda fremmer forretningen.
Â
Vejen frem – tjeklisten for en god start på compliance
Som afslutning på dette blogindlæg vil jeg give nogle erfaringer videre som kan være nyttige.

•         Start med udgangspunktet – hvor meget kontrollerer I i dag?
•         Definer projektets omfang.
•         Sørg for ledelsens deltagelse eller involvering.
•         Foretag en pragmatisk risikovurdering – og dokumenter de vigtige processer.
•         Koncentrer kontroller om forretningskritiske omrÃ¥der – og arbejd ud fra det.
•         Overvej om koordineringen skal varetages af én person eller om det er en risiko.
•         PAS PÅ IKKE AT LÆGGE FOR HÅRDT UD.

Der er både fornuft og forretningen i at dokumentere arbejdsprocesser og regler, men det er vigtigt at gøre det i et tempo så alle kan følge med, og det behøver ikke at være kedeligt.

God fornøjelse.

Apropos mit tidligere indlæg om, at jeg ikke synes, man skal forbyde Facebook og Messenger på jobbet, faldt jeg over en relateret artikel på Børsens website.

Artiklen omhandler en australsk undersøgelse, der viser, at medarbejdere, der engang imellem bruger internettet til private formål, faktisk er ni procent mere effektive end deres øvrige kolleger.

En af konklusionerne i undersøgelsen går på, at mindre pauser, der ikke afbryder hverdagen for meget, herunder det at surfe lidt rundt på nettet, faktisk får medarbejderne til at slappe af således, at koncentrationen er bedre resten af dagen.

Som altid gælder ordsproget om alt med mÃ¥de og det gælder ogsÃ¥ brugen af Facebook, Twitter, Messenger, pc-bank og lignende pÃ¥ jobbet. I den sammenhæng vil jeg gerne gentage min anbefaling pÃ¥ dette omrÃ¥de: Lad være med at lege struds, men tag en aktiv holdning til dette omrÃ¥de, ved at tale med medarbejderne om hvad der er okay og hvad der ikke er, eventuelle sikkerhedsproblematikker og mÃ¥ske ogsÃ¥ de professionelle muligheder ved at bruge disse værktøjer – bÃ¥de internt blandt medarbejderne og i forhold til kunder og samarbejdspartnere.

Jeg tror stadigvæk pÃ¥, at der er mere at vinde end at tabe, ved at anvende disse nye teknologier – ogsÃ¥ nÃ¥r det gælder om at øge effektiviteten og arbejdsglæden blandt medarbejderne.

Efter mere end 15 år i indkøb og logistik hos PC-WARE har jeg oplevet på min egen krop, at leveringstiderne på software har ændret sig en hel del. Da jeg startede hos PC-WARE (dengang var vi kendt under navnet Ravenholm Computing), vejede en Office Pro pakke 11 kilo! Softwarelicenser fandtes ganske enkelt ikke.

Hvis man var så heldig at have et 14.4 modem kunne man hente en patch på vores Wildcat BBS. Det at købe software på nettet var stadig udelukket på det tidspunkt. Det meste software købte vi i USA, hvor leveringstiden nemt kunne være 2-3 uger før boxen kom, og det uden, at kunden syntes det var urimeligt.

Gradvist bliver boxe afløst af fine papir licenser på store software køb. Det gik lidt hurtigere, og det var væsentligt nemmere end at sende 220 stk. 11 kilos Office pakker ud til en given kunde Det krævede dog at software producenten kunne finde ud af at stave rigtig på licensbeviserne, det var nemllig ikke de skarpeste knive der sad og udstedte licenser i Irland dengang . Papir licensen blev heldigvis udstedt for sidste gang i 2008 fra en af de store software producenter.

NÃ¥r jeg køber ind i dag, har vores leverandører og software producenter typisk en fast “ekspeditionstid” som de kalder det. Den kan være alt fra 1 til 5 dage. NÃ¥r vi i dag pÃ¥ vores webside skriver at det tager sÃ¥ lang tid, sÃ¥ er det fordi det er den normale ekspeditionstid.

Hvis det virkelig haster, kan vi i mange tilfælde komme helt ned pÃ¥ EN TIME’S LEVERINGSTID! I dag leveres det meste software pÃ¥ en e-mail fra software producenten med en key code og et download link. Nemt at fÃ¥ og nemt at sende videre, sÃ¥ leveringstid… hvad er det? Det findes snart ikke mere

Det sker af og til at man møder helt geniale ideer. En af dem jeg mener vi kommer til at høre fra i fremtiden er Louis von Ahn. Du har stensikkert allerede set hans arbejde, om ikke andet, sÃ¥ som illustration til dette blogindlæg. Louis von Ahn har opfundet CAPTCHA eller “Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart.” Ideen er at forhindre spammere i at oversvømme webservices som Facebook. Det virker, men det alene er ikke nok til betegnelsen “genialt”.

Det geniale kommer ind der hvor Louis von Ahn begynder at give os to ord at genkende i en CAPTCHA. Det ene ord kender han svaret pÃ¥ og er selve kontrollen, det andet stammer fra en kilde, f.eks. en gammel scanning af New York Times, som ikke kan aflæses med en scanner, men nÃ¥r brugerne sidder og skriver ord nr. to bliver ordet digitaliseret. Herved er han ved at fÃ¥ digitaliseret hele New York Times’ bagkatalog tilbage fra det nittende Ã¥rhundrede. Der bliver indtastet 200 millioner CAPTCHAS hver dag! Det er en enorm computerkraft som han har at sælge af, og det er dig og mig der leverer regnekraften.

Ud over kedelige IT problemer beskæftiger Louis von Ahn sig også med at skabe spil som er simple og meget svære at slippe. Som med CAPCHA får han spillerne til at løse problemer for sig, som eksempelvis at kategorisere billeder. Det er da fornuftigt arbejde, når man anslår at der alene i 2003 blev spillet 9 milliarder timer 7-kabale på computere.

Louis von Ahn arbejder på Carnegie Mellon universitet, samme sted som en af mine helte, Randy Pausch arbejdede. Slå Randy Pausch op en dag, du har et par timer til at forbedre din produktivitet, eller du har lyst til at blive virkeligt rørt. For produktiviteten er der en google video, for en fantastisk præsentation, slå ’the last lecture’ op.

Du kan tjekke Louis von Ahn’s hjemmeside her http://www.cs.cmu.edu/~biglou/

Spillene han udvikler kan nås her http://www.gwap.com/gwap/ men pas på tiden!

Jeg har tidligere nævnt en af Grundfos’ 3 værdier: Think Ahead. Jeg synes det er ret flot ramt, og det er egentlig noget alle softwareproducenter burde tage til sig. Det er selvfølgelig svært at teste sine applikationer pÃ¥ 128 bit Windows Server 2014, men det er altsÃ¥ ikke sÃ¥ svært at tænke lidt over, at ens applikation nok kan risikere at være i drift i ret mange Ã¥r.

Hvor mange renser systematisk op i loggen pÃ¥ deres webserver? Hvorfor kommer introduktionen til Windows XP stadig pÃ¥ en nyinstalleret maskine sÃ¥ mange Ã¥r efter produktet blev frigivet? Kunne man ikke have erstattet XP introduktionen med en lÃ¥st tilstand af XP hvor den i stedet for at gøre reklame for de ‘nye’ funktioner lÃ¥ste sig selv ned indtil den var ordentligt opdateret? 

Det samme ses pÃ¥ hjemmesider, hvor der stÃ¥r “Vi har arbejdet med Software Asset Management (SAM) i 8 Ã¥r”… og man godt kan se at hjemmesiden ikke har været opdateret i flere Ã¥r.

Du behøver i øvrigt ikke kigge efter, vi skriver konsekvent “Vi har arbejdet med SAM siden Ã¥r 2000″ overalt, sÃ¥ slipper vi for unødvendige opdateringer )

Det forekommer mig meget ofte at diverse udviklere aldrig har prøvet at anvende deres frembringelser selv. Selvfølgelig kan det ske, at de alle er selvpinere, men det er nok et emne for en anden blog.

Som jeg tidligere har blogget om under dårligt design,  så er der åbenlyse eksempler på min tese om at mange ikke tager deres egen medicin. Hvor mange ville ansætte en bildesigner uden kørekort? Hvem vil lade en englænder skrive en kogebog? Lade en ordblind læse korrektur ?  

OK, noget af det kan godt tænkes at gå godt, men pointen er, at hvis man skal have en holdning til det man foretager sig, så hjælper det at se resultatet i den virkelige verden. Man kan selvfølgelig ikke ligefrem sætte sømænd til at designe skibsskruer, men udfordringen er nu at software breder sig langt væk fra IT verdenen, og ind andre steder. Så nu sidder der programmører og er med til at programmere  kaffemaskiner, ovne og snart også appelsinskrællere. Er det til at se i dag? Bestemt.

Jeg har en CD-Afspiller i bilen og en i mit stereoanlæg. Det er den samme tankegang der stÃ¥r bag brugergrænsefladen. Det er til at regne ud hvad brugeren vil nÃ¥r han trykker pÃ¥ femtallet pÃ¥ betjeningspanelet begge steder, og resultatet er det samme i begge produkter. Der sker intet! Hvis man vil skippe frem til den femte sang, sÃ¥ skal man da bare trykke fem gange efter hinanden pÃ¥ pilen. Tallene kan godt bruges til at vælge station nÃ¥r man bruger radioen, men det er en anden programmør der har skrevet det kode. Resultatet er, at jeg som bruger bliver skuffet, og at jeg er noget mere skeptisk overfor i dette tilfælde Pioneer og Philips’ frembringelser.

Det er nok mig der er en nørd, men tænk sig hvis jeg selv kunne rette i brugergrænsefladen på mine dimser. Så havde denne blog også set helt anderledes ud.

Et andet eksempel er min mobilsvarer. NÃ¥r den sidste besked er aflyttet og jeg trykker pÃ¥ den tast der skal slette beskeden fÃ¥r jeg ‘Ugyldigt valg’. Resultatet er at der ophober sig en del aflyttede beskeder som jeg egentlig bør rydde op i. Resultatet er ogsÃ¥, at jeg hver gang jeg aflytter beskeder hos 3 tænker pÃ¥ at de da selv mÃ¥ opleve det samme, og at deres organisationskultur nok ikke er indrettet pÃ¥ forbedringer.

I min egen verden, licensstyring, er jeg tit tvunget til at anvende diverse administrationsværktøjer. Et enkelt sted er det tydeligt, at der er tænkt på ergonomi, nemlig Microsoft SMS. SMS er nemlig særskilt let at betjene hvis man er blandt de personer der udvikler produktet. Dobbeltklik en rapport. Bliver den kørt? Nej, vi kommer ind hvor man kan ændre designet af rapporten. Let for de få promiller af SMS brugere der udvikler, men tumpet for resten af os.

Hvad er mere skræmmende er, at mit indtryk er at mange af de virksomheder der lever af at sælge eller endog producere software ikke selv har styr på licenserne. Jeg taler også om revisionsvirksomheder, der ikke reviderer deres eget IT forbrug. 

Og ja, vi kører selv licensstyring hos PC-WARE i Farum, men da vi lever af at give uafhængig rådgivning fortæller jeg ikke hvilke værktøjer vi anvender.

Kender du til andre åbenlyse eksempler på manglende test eller indsigt i egen verden? Jeg ved godt det er farligt og, at jeg stort set opfordrer til kritik af PC-WARE her, men uden kritik kan man ikke forbedre sig.

E-learning.. er det ikke sådan noget som bliver tilbudt, men som brugerne aldrig får taget sig sammen til at bruge? Derudover er det svært, at se hvilke brugere der har taget hvilke kurser, og hvem ved om de bruger tiden på relevante kurser?

Fordommene er mange, og mange virksomheder ønsker derfor ikke at investere i denne form for læring til deres medarbejdere. Det betyder ofte, at software programmer bliver implementeret uden nogen egentlig uddannelse til medarbejderne, hvilket kan føre til frustrationer og utilfredshed. Samtidig er det i mange virksomheder ikke velset, at medarbejdere bruger tid i arbejdstiden til e-learning.

De fleste medarbejdere vil gerne lære at arbejde med nye programmer, eller andre relevante områder. Det kunne være Office 2007, Projektledelse, Økonomi osv. Min påstand er, at medarbejdere som gennemfører efteruddannelser bliver mere tilfredse og mere effektive. Man kan derfor med fordel implementere læring i virksomhedens overordnede strategi og dermed også få sat fokus på medarbejderpleje. Samtidig vil jeg vove den påstand at en implementering af overstående vil kunne ses direkte på virksomhedens bundlinje.

Jeg vil ganske kort tage fat på problemet med at kunne holde styr på hvem der har taget hvilke kurser. Dette kan løses ved hjælp af et Learning Management System. Med dette webbaserede værktøj kan administratoren ikke alene tilføje specifikke kurser til den enkelte bruger, men også se hvor langt brugeren er kommet. Samtidig er det muligt at booke kursustid i brugerens outlook.

E-learning er kommet for at blive, og vil i fremtiden blive koblet med Blended learning. Alt dette og meget mere vil jeg komme ind på senere i denne blog.

Før weekenden var det første gang nogensinde, at jeg forlod kontoret med en fuldstændig tom indbakke.
Mandag morgen kunne jeg åbne min mail, og hurtigt danne mig et overblik over de indkomne mails fra weekenden.

Men hvor forsvinder de mange mails så hen?
Deleted items er dog ikke vokset i samme grad som indbakken er blevet mindre. Mine folders indeholder nu mapper med : Idag – opgaver der død og pine skal nÃ¥s inden jeg gÃ¥r hjem idag. Planlægges – opgaver der lægges i min kalender (og overholdes tidsmæssigt). 10-minutters opgaver – og endelig mappen Engang/mÃ¥ske som jeg ynder at bruge til alle de mails, links mv. jeg en dag gerne ville have tid til.

MÃ¥den at arbejde pÃ¥ kræver – til at starte med streng disciplin – og det totale overblik er ved at indfinde sig. Men én ting mangler jeg – den totale “jeg mangler” liste. For selv om overblikket i skærmbilledet ser fint og flot ud – sÃ¥ er mit hoved ikke helt renset for “hvad mon jeg har glemt”.

Men sikke en indre ro at finde når indbakken er tom ved udgang af dagen.

Hvis du jævnligt føler, at du har svært med at prioritere indholdet i din Outlook indbakke og sandsynligvis ogsÃ¥ kæmper med at holde antallet af mails nede, kan jeg stærkt anbefale at du læser videre pÃ¥ om min personlige “Getting Things Done” metodik.

Start med at oprette følgende undermapper i indbakken i din Outlook:

1. “@IDAG”
2. “@Telefonbeskeder”
3. “@5 minutters opgaver”
4. “Planlægges”
5. “Afventer svar”
6. “Engang/mÃ¥ske”
7. “Projekter”
8. “Arkiv”
9. “1:1 udestÃ¥ender”

Sørg for at højreklikke pÃ¥ alle nye mapper og klik pÃ¥ “Settings/Egenskaber” og klik pÃ¥ “Vis det samlede antal emner”. Dermed sikrer du, at der altid bliver vist det samlede antal mails/posts som du har i undermapperne.

Idéen er nu, at du – nÃ¥r du jævnligt kigger i selv indbakken – altid tager stilling med det samme til, hvad der skal ske med dine mails ud fra følgende prioritering:

1. Kan mailen besvares/læses i løbet af maksimalt 2 minutter, så gør det.
2. Hvis mailen skal besvares/bearbejdes i dag, sÃ¥ flyt mailen ned i mappen “@IDAG”.
3. Hvis mailen ikke som sÃ¥dan har konkret deadline og tager maksimalt 5 minutter, sÃ¥ flyt mailen i mappen “@5 minutters opgaver”.
4. Hvis mailen tager mere end 5 minutter at bearbejde (større opgaver, projekter etc.), planlæg enten med det samme opgaven i kalenderfunktion sÃ¥ledes, at der bliver sat tid af til opgaven. Hvis du er pÃ¥ farten og bruger din Smartphone, sÃ¥ brug flytfunktionen til at flytte den pÃ¥gældende mail ned i mappen “Planlægges”.
5. Hvis det er en telefonbesked som du har modtaget, sÃ¥ flyt mailen i mappen “@Telefonbeskeder”
6. Hvis du fÃ¥r mails som du ikke skal gøre noget ved men har brug for at gemme til referece, sÃ¥ flyt mailen til mappen “Arkiv”.

Ideen er så generelt set, at du med det samme har taget stilling til alle indkomne mails i din indbakke og at du nu fremover kan vælge at bruge tiden efter at besvare mails efter følgende prioritering:

1. I DAG (disse mails skal besvares/bearbejdes inden dagen er omme)
2. Telefonbeskeder: Husk altid at få ringet tilbage samme dage
3. 5 minutters opgaver kan du tage mellem møder eller når du føler du har brug for at løse lidt lette og hurtige opgaver

Resten af mapperne er forhåbentlig selvforklarende. Ellers er du selvfølgelig velkommen til at spørge

PS: Du kan ogsÃ¥ “Post it” funktionen i Outlook til at oprette opgaver/tasks sÃ¥ledes, at du bruger mapperne til andet end bare mails. Det har sÃ¥ den fordel, at du kun skal kigge i de nævnte mapper og ikke andre steder i Outlook.