Apropos mit tidligere indlæg om, at jeg ikke synes, man skal forbyde Facebook og Messenger på jobbet, faldt jeg over en relateret artikel på Børsens website.

Artiklen omhandler en australsk undersøgelse, der viser, at medarbejdere, der engang imellem bruger internettet til private formål, faktisk er ni procent mere effektive end deres øvrige kolleger.

En af konklusionerne i undersøgelsen går på, at mindre pauser, der ikke afbryder hverdagen for meget, herunder det at surfe lidt rundt på nettet, faktisk får medarbejderne til at slappe af således, at koncentrationen er bedre resten af dagen.

Som altid gælder ordsproget om alt med måde og det gælder også brugen af Facebook, Twitter, Messenger, pc-bank og lignende på jobbet. I den sammenhæng vil jeg gerne gentage min anbefaling på dette område: Lad være med at lege struds, men tag en aktiv holdning til dette område, ved at tale med medarbejderne om hvad der er okay og hvad der ikke er, eventuelle sikkerhedsproblematikker og måske også de professionelle muligheder ved at bruge disse værktøjer – både internt blandt medarbejderne og i forhold til kunder og samarbejdspartnere.

Jeg tror stadigvæk på, at der er mere at vinde end at tabe, ved at anvende disse nye teknologier – også når det gælder om at øge effektiviteten og arbejdsglæden blandt medarbejderne.

Jeg faldt over en artikel på Berlingske.dk om, at “chefen tør ikke forbyde Facebook”. I følge artiklen vender chefer ofte det blinde øje til medarbejdernes brug af Facebook, Messenger og private e-mails for at undgå at blive uvenner med deres medarbejdere.

Personligt er jeg af den holdning, at virksomheden primært skal forholde sig til brugen af disse sociale netværk ud fra et sikkerhedsmæssigt synspunkt, altså i forhold til at virksomhedens IT-infrastruktur og fortrolige oplysninger ikke bliver kompromitteret.

Men når det er sagt, synes jeg, at virksomhederne lige så godt kan erkende, at mange af disse “værktøjer” er kommet for at blive. Ja, det kan nemt blive en tidsrøver, hvis man har tralvt med både at chatte via Messenger, opdatere sin Facebook profil og også lige skal svare på et privat e-mail, men mon ikke de fleste medarbejdere godt ved, hvornår det er tid for igen at koncentrere sig om selve arbejdet.

I stedet for enten helt at forbyde brugen af disse kommunikationsteknologier eller lege struds, fordi chefen tror, han/hun bliver upopulær, tror jeg på, at man skal have en åben og ærlig dialog med medarbejderne om brugen af eksempelvis Facebook og Messenger. Læg op til, at medarbejderne skal tage et aktivt medansvar for, at der er en balance i den private brug af Facebook og Messenger når man er på jobbet.

Desuden tror jeg ikke, man skal undervurdere den professionelle sidegevinst ved brugen af en række af disse moderne kommunikationsteknologier. I vores virksomhed er mange af vores medarbejdere på Messenger med en række af vores samarbejdspartnere. Det gør, at vi bliver lidt mere effektive og er i stand til at give kunderne hurtigere svar på mange henvendelser. Desuden findes der jo fuldt ud professionaliserede løsninger inden for Unified Communication, hvis man ønsker at anvende topmoderne kommunikationsteknologierne fuldt ud i sin virksomhed.

Så min anbefaling i forhold til Facebook, Twitter, Messenger, pc-bank og private e-mails er følgende: Lad være med at lege struds, men tag en aktiv holdning til det, ved at tale med medarbejderne om udfordringer, potentielle sikkerhedsproblematikker og måske også de professionelle muligheder ved at bruge disse værktøjer – både internt blandt medarbejderne og i forhold til kunder og samarbejdspartnere.

Jeg tror i hvert fald, at der er mere at vinde end at tabe, ved at anvende disse nye teknologier.

Konkurrence om de nye unge aspiranter, hvem får fingre i de bedste kandidater og hvordan sikrer vi fortsat, at have de bedste medarbejdere. Spørgsmål som sikkert mange virksomheder stiller sig selv. Og sikkert et område hvor mange HR afdelinger udarbejder en masse tiltag.

Men når “varen så er solgt”, “fisken er i nettet” og den unge medarbejder starter – er organisationen så gearet til at imødekomme de krav, som mange unge medarbejdere har i dag?

Der er i dag en udbredt kultur, hvor man netværker eller kommunikerer med venner, bekendte, kollegaer og endda forretningsforbindelser via f.eks. en Live Messenger klient. Det er kun ét af mange mulige værktøjer, som mange unge i dag tager for givet og forventer er en del af det image der ligger på PC’en. Hvis ikke IT afdelingen stiller værktøjerne til rådighed, så kan man selv hente dem ned fra nettet og installere dem. Som IT afdeling kan man selvfølgelig forhindre det, ved at blokere for at brugerne selv installere software. Men imødekommer man så den frihed, som mange steder er et krav fra de unge aspiranter?

Jeg mener, at man som organisation/virksomhed ikke kan komme uden om, at man på den ene eller anden måde er nød til at imødekomme sine medarbejdere. Men hvad er konsekvenserne ved den model man vælger? Hvis man åbner op, så der er fri adgang til at downloade og installere software eller endda tage en CD med og installere fra den, hvordan sikrer man sig så, at man som organisation ikke havner i en strid om rettigheder og brug af licenspligtig software (… man kunne selvfølge tage en snak med PC-WARE om SAM, men det er et sidespring) eller hvordan sikrer man sig, at man som IT chef kan sove roligt, fordi man ikke har en stor sikkerhedsbrist i form af vira og spyware som kommer ind gennem en “ikke-monitoreret” Live Messenger?

Hvad har din organisation af erfaringer? Har i fundet balancen mellem, at imødekomme medarbejderes krav uden at gå på kompromis med sikkerhed eller administration?